O que é GP?

1. Por que usar o corpo de conhecimentos em gerência de projetos?

O corpo de conhecimentos em Gerência de Projetos (apresentação pode ser obtida em http://www.pmi.org/pmief/learningzone/PL-Video.asp) foi desenvolvido a partir de anos de experiência de inúmeros profissionais em Gerência de Projetos do PMI – Project Management Institute (no RS ver http://www.pmirs.org.br/site/). Visa poupar tempo e recursos em um projeto através do adequado planejamento e da consideração de todos os fatores relevantes que possam afetar o resultado do projeto. Os benefícios são comprovados – economia de recursos e resultados de melhor qualidade.

2. Benefícios

Atingimento de objetivos devidamente negociados;
Planejamento com a aprovação de todos os interessados (stakeholders) e envolvidos;
Clareza de objetivos e de critérios de medição de qualidade e desempenho;
Coordenação adequada dos recursos;
Identificação e gerência dos riscos;
Economia de tempo e dinheiro;
Um resultado de projeto aceito e aprovado por todos (tanto fornecedor quanto cliente).

3. Por que a aplicação adequadado corpo de conhecimentos em gerência de projetos garante tais benefícios?

Fornece subsídios para o desenvolvimento de um plano de projeto que permita detectar e resolver problemas antes que estes saiam do controle. Alguns métodos de planejamento de projeto foram desenvolvidos há mais de século (Gantt morreu há mais de 100 anos atrás) e tiveram comprovada a sua eficássia. Tais métodos fornecem às pessoas, de forma simples e direta, a maneira como estas podem cooperar para produzir exatamente o que é requerido e necessário para o bom resultado do projeto. Além de distribuir com clareza as responsabilidades de cada tarefa e como cada uma deve ser executada, a metodologia de Gerência de Projeto fornece um conjunto de processos coordenados e traçáveis tal que seja possível visualizar e planejar todos os aspectos de um projeto. Com um sólido respaldo de experiência na área de gerência de projetos, aliado a uma grande flexibilidade e facilidade de aprender com as situações novas, corriqueiras em projetos, juntamente com a habilidade de perceber e identificar os fatores e elementos que são de relevância para o resultado de cada projeto, é possível elaborar e implementar uma metodologia de Gerência de Projeto que seja assertiva, eficaz e eficiente na obtenção dos melhores resultados de projeto.

É importante ressaltar a distinção clara entre CONTEXTO e CONTEÚDO em Project Management. O PMBOK® (livro editado pelo PMI – Project Management Institute member – Veja http://www.pmi.org, com referência do corpo de conhecimentos de Gerência de Projetos) não entra em momento algum no conteúdo, que é totalmente afeto à área específica onde os conhecimentos de PM estariam sendo aplicados. Assim, enquanto que o expertise de CONTEXTO (PM) é o mesmo, o expertise de CONTEÚDO pode variar enormemente desde abertura e administração de negócio, Engenharia Civil, Engenharia Mecânica, Elétrica, até Tecnologia da Informação. Com o adequado domínio do corpo de conhecimentos em PM, é possível atuar em qualquer área, desde que saiba se coordenar com os peritos da área de conteúdo do projeto em questão.

Com respeito a aplicação prática destes conhecimentos, principalmente no aspecto de métricas, qualidade e risco, detalhes de conteúdo são indispensáveis. Neste aspecto a experiência do Gerente de Projeto é fundamental para identificar em conjunto com o(s) perito(s) qual a informação relevante para que tenha visibilidade aos Stakeholders (interessados). Usualmente o perito não tem a preocupação na identificação deste tipo de informação e tampouco tem a cultura de gestão e controle de contexto, como ocorre em PM. Cresce inclusive dentro das discussões em PM que o Gerente de Projeto não deve se envolver com o conteúdo, mesmo que tenha familiaridade com o mesmo, justamente para se concentrar no contexto, e ao mesmo tempo potencializar as habilidades de sua equipe. Este overhead de gestão de contexto é tanto maior quanto maior for o risco do projeto. Assim, o Gerente de Projeto precisa se envolver inclusive com planejamento estratégico tanto do projeto quanto do próprio negócio, aplicando conhecimentos da érea de Chage Management, Knowledge Management, TOC (teoria de restrições), etc…
A Gerência de Projetos está ganhando força primordialmente nas empresas de TI que agregam serviço em volume expressivo, ou praticamente se dedicam exclusivamente a prestar serviços especializados no mercado. Aquelas que prestam serviço fora do estado ou para multinacionais já estão sendo precionadas a desenvolver uma capacitação maior em Gerência de Projetos. Aquelas que experimentam crescimento expressivo de demanda do mercado por serviços, e não cuidam de se estruturar para gerenciar e administrar este crescimento, incidem em alto risco de arcar com pesados prejuízos e até quebrar.

4. Como saber se você precisa do corpo de gerência de projetos?

Está difícil de saber qual o rumo que os seus projetos devem tomar? Se a sua resposta para qualquer das questões abaixo for não, então a aplicação adequada do corpo de conhecimentos em Gerência de Projetos com certeza poderá ajudá-lo.

Os seus projetos tem atingido plenamente os objetivos? Os clientes e interessados pelo seus projetos estão todos plenamente satisfeitos?
Você tem identificado todos os interessados (stakeholders) e todos os recursos de seus projetos?
Você tem um plano de comunicação para cada projeto?
Você tem identificado todas as restrições e premissas que possam afetar o bom resultado de seus projetos?
Você tem identificado todos os riscos que podem afetar adversamente o resultado de seus projetos?
Você tem conseguido tomar decisões de ações preventivas de risco tais como contratar tarefas de terceiros, contratar seguro para o todo ou parte, ou contingenciar? O seu orçamento costuma prever isto?
Os seus projetos costumam ter um plano e um documento de escopo, os quais são firmados pelos participantes chave e pelo financeiro/contábil?
Você costuma ter plano de gerenciamento de risco ou plano de resposta a risco em seus projetos?
Você tem contratado escopo de projeto que costuma ser específico, mensurável, realístico em prazo e custo, e ao mesmo tempo com a devida concordância dos principais interessados?
Você costuma converter os seus objetivos em ações mensuráveis, que possam ser delegadas para todos os membros chaves do time do projeto?
Você costuma identificar corretamente todas as dependências de seu projeto?
Você costuma obter o comprometimento de todos os recursos chave demandados em seus projetos?
O orçamento (custo e prazo) de seus projetos permite todas as considerações acima?
Você consegue gerenciar adequadamente as comunicações em seus projetos tanto verticalmente, horizontalmente , quanto internamente?
Você tem podido estabelecer uma estratégia de contratação de terceiros?
Você consegue tudo acima com um mínimo de custo a todos os envolvidos?
Você já conseguiu formatar uma sistemática de documentação das atividades e produtos dos projetos que ganharam credibilidade de todos os envolvidos, e principalmente da equipe de projeto, pela sua assertividade, eficácia e eficiência para o suporte e controle do andamento do projeto?
Todos os envolvidos em seus projetos tem um adequado entendimento sobre o Gerenciamento de Projetos e a sua importância para todos os passos necessários até obter um resultado de projeto bem sucedido?
O seu pessoal tem acesso fácil a todo o entendimento dos processos e do gerenciamento do projeto?
Pode o seu pessoal de projeto comunicar-se entre si a qualquer tempo através de uma estrutura confiável?